Организации и сопровождения конференций Scopus/Web of Science

Научная конференция международного уровня – это площадка для обмена опытом, презентации результатов научно-исследовательской деятельности, новых теоретических разработок и их широкое обсуждение.

При грамотном планировании и подготовке даже небольшую конференцию можно использовать в качестве  эффективного инструмента для улучшения рейтинговых показателей университета,  увеличения публикационной активности и цитируемости ППС в международных базах данных Scopus и Web of Science,  поддержки диссертационных советов и аспирантов, т.е. в целом – повышении имиджа и узнаваемости университета.  

Научное мероприятие международного уровня – это полноценный проект, требующий четкого планирования. Поэтому, если Вас посетила идея провести на базе университета подобное мероприятие, то предлагаем  Вам ознакомиться с основными этапами его подготовки. Если правильно и четко соблюдать основные правила, мероприятие будет проведено по заранее подготовленному плану, а самое главное – на должном уровне.  

1. Идея научного мероприятия

Приблизительно за полгода до даты проведения необходимо определиться с  общей научной темой мероприятия, под которую  будут  объединены все доклады и выступления участников.

После выбора подходящей научной тематики мероприятию создают информативное, емкое и понятное название.

2. Выбор времени и места проведения

Необходимо определиться с датой и местом проведения конференции. Если мероприятие планируется провести на базе университета, тогда следует подобрать и согласовать с руководством вуза подходящие аудитории, обеспечить  техническое  оснащение мероприятия. При желании можно арендовать подходящий зал вне университета, тогда отпадает вопрос с согласованием учебных аудиторий, подготовкой и оснащением помещения необходимым оборудованием.

3. Разработка плана мероприятия

После того, как определились с научной тематикой, датой и местом проведения мероприятия, разработайте временной план, определив контрольные даты начала и конца всех подготовительных этапов. Подготовьте и согласуйте предварительную смету расходов на мероприятие.

4. Научный и организационный комитеты мероприятия

Определиться с международным научным комитетом и основное с его председателем. Желательно, чтобы это был иностранный ученый, известный в научном мире по заявленной тематике мероприятия. Сформируйте научный комитет мероприятия, в него обязательно должны входить иностранные ученые. Сформируйте локальный организационный комитет, который будет непосредственно заниматься подготовкой и проведением мероприятия, подготовьте и согласуйте приказ.

5. IT поддержка мероприятия

Создание Интернет сайта или страницы научного мероприятия на русском и английском языках, а также техническое и контентное сопровождение.

6. Работа с иностранным издательством

Переписка, подача заявки, заключение договоров с иностранным издательством. Заявка подается  приблизительно за 2 месяца (зависит от издательства).

7. Привлечение участников

Рассылка информационных писем и регистрационных заявок, прием и учет регистрационных заявок, формирование и ведение списков участников, работа с базами данных аудитории мероприятия, организация работы технического секретариата, информационное сопровождение и координация участников мероприятия.

8. Содействие участникам

Формирование и рассылка официальных приглашений, подготовка специальных предложений от гостиниц в пешей доступности от места проведения, при необходимости встреча VIP участников в аэропортах, организация трансфера до гостиницы.

9. Содействие иностранным участникам

Формирование и согласование с руководством вуза официальных приглашений на английском языке, визовая поддержка при необходимости, организация сопровождения и синхронного перевода.

10. Раздаточные материалы /сувенирная продукция

Разработка дизайна, согласование, заказ и комплектование раздаточного материала, фирменной сувенирной продукции, информационных табличек, бейджей, баннеров, пресс-вола. Работа с договорами по закупкам.

11. Организация перевода с/на иностранные языки

Организация последовательного перевода с/на английский язык секций и пленарного заседания мероприятия.

12. Организация питания участников

Организация кофе брейков и обедов в дни проведения мероприятия, приветственного фуршета, торжественного ужина.

13. Организация встречи и досуга участников

Всем участникам конференции обязательно необходимо пройти процедуру регистрации по прибытии на место. Если мероприятие длится несколько дней необходимо организовать интересный и разнообразный культурный досуг. Для этого необходимо заранее разработать и согласовать культурную программу, заказать, при необходимости, экскурсии, закупить входные билеты. Работа с договорами по закупке услуг.

14. Транспортная логистика

Организация  транспорта для перемещения участников в соответствии с культурной программой мероприятий и VIP гостей. Если имеются участники, проживающие за городом, организовывается трансфер до места проведения.

15. Привлечение дополнительных средств

Чтобы увеличить бюджет мероприятия и получить дополнительные средства на его проведение можно привлечь спонсоров, заключив с ними договор пожертвования и/или подать заявку на грант РФФИ (Конкурс на лучшие проекты организации российских и международных научных мероприятий, проводимых на территории Российской Федерации).

16. Информационная поддержка  мероприятия

Размещение анонсов на сайтах, рассылка информационных писем, публикация пресс-релизов, итоговых пост-релизов; подготовка сертификатов, наградных листов и благодарственных писем; подготовка, верстка и типографская печать научной программы мероприятия,  редактирование и корректура материалов докладов конференции, подготовка и верстка итогового электронного сборника, а в случае необходимости и его типографская печать. Публикация статей и фотоотчета о проведенном событии в СМИ и сети Интернет.

17. Видеосъемка и фотосъемка

На протяжении всего мероприятия необходимо организовать фото- и видеосъемку: скоординировать  работу фотографа и съемочной группы, получить готовые фото, согласовать выпуск конечного видеоролика,

18. Проведение самого мероприятия

Основная нагрузка ложится на первый день, когда происходят приезд и регистрация участников, торжественное открытие,  пленарное заседание, ряд параллельных мероприятий в рамках проводимой  конференции. Необходимо скоординировать все проходящие мероприятия, выстроить логистику их открытия, прохода VIP гостей, пригласить ключевых спикеров на пленарное заседание, написать его сценарий.  Скоординировать работу всех секционных заседаний мероприятия, сбор гостей на экскурсионную программу, обеды, ужины и кофе-брейки, фото съемку и интервью для СМИ. Завершается мероприятие церемонией закрытия.

19. По завершению мероприятия

Работа организаторов не прекращается даже по завершению мероприятия.  Следует закрыть все вопросы с бухгалтерией,  составить подробный отчет о мероприятии для руководства, спонсоров, а в случае выигрыша гранта РФФИ подготовить и направить необходимый отчет. Довольно часто проводятся опросы участников, чтобы узнать об их впечатлениях, полезности информации на конференции и впечатления от мероприятия.

За консультацией и более детальной информацией  обращайтесь в Центр публикационной активности КГЭУ.